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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

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Unbekannt schrieb am 05.02.2014 18:08:

Buchungen erzeugen

Hallo,wir haben das Programm GS Verein 2013 neu. Alle Daten wurden für SEPA umgestellt (IBAN,BIC, Mandatsreferenznummer) Jetzt soll ich die Jahresbeiträge einziehen und komme nicht weiter, Ich muss ehrlich sagen das ich kein Computer- und Softwarespeziallist bin. Hatte einen Versuch gestartet und meine Buchungen (297 Stück) kann ich unter Buchungen>Liste aller Buchungen einsehen. Ich muss für die Übertragung ins Online-Banking der Volksbank eine XML oder zv-Datei erstellen. Was muss ich tun?

Unbekannt schrieb am 05.02.2014 21:15:

Re: Buchungen erzeugen

Hallo Brazzo,

hast das Zusatzmodul "Zahlungsverkehr" heruntergeladen?

Nein, dann im Vereinsprogrammmenue "Dienste" -> Programmaktualisierung/Dienste dies nachholen (sind ca. 300 MB). Nachfolgende Installation geht automatisch

Ja, das Zahlungsmodul ist bereits installiert, dann wähle im Vereinsprogrammmenue "Buchungen" -> Buchungsübergabe (nicht DTA, denn dies ist Vergangenheit). Es öffnet sich das Zahlungsmodul und der Assistent hilft dir bem Import der Buchungen. Entweder dann alle Buchungen (ggf.die Einzelbuchung) markieren und den Menuepunkt oder Icon "SEPA-Export" anklicken. Die XML-Datei wird automatisch erzeugt. Merke dir wo die xml-Datei  (pain...........xml) gespeichert wurde. Du kannst auch einstellen wohin diese XML-Datei gespeichert werden soll. Diese kannst du dann im Onlineverfahren an die Bank übertragen.

Soweit  diese Kurzbeschreibung, es können ggf. noch Fehler auftreten, die die Erzeugung der Datei verhindern.

Auch hilft ein Blick in die Hilfe (F1) des Vereinsprogrammes oder Zahlungsmoduls bzw. Nachfrage und/oder Suche hier im Forum.

Ich hoffe du kommst weiter.

Schöne Grüße

 

Hermann

 

Unbekannt schrieb am 05.02.2014 21:54:

Re: Buchungen erzeugen

Hallo Hermann,danke für deine Antwort. Update musste ich runterladen. Scheinbar habe ich aber schon einen Buchungslauf ausgelöst über DTA. Ich weiß manche werden jetzt den Kopf schütteln, aber ich bin wirklich kein PC-Experte....Kann ich den Buchungslauf rückgängig machen? Die Liste steht

Unbekannt schrieb am 05.02.2014 22:08:

Re: Buchungen erzeugen

Ach ich habe am Anfang auch viele Fehler gemacht und mit Problemen gekämpft. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.

ja ,das geht. Unter Buchungen -> Zahlungsverkehr ist ein Menuepunkt "letzte Buchung zurücksetzen". Dieses Anklicken und du bekommst die Meldung "Buchung zurückgesetzt". Dann kannst du die Buchung(en) ans ZVM übergeben.

Hermann

Unbekannt schrieb am 06.02.2014 15:23:

Re: Buchungen erzeugen

HalloTrotzdem weiß ich nicht wie ich jetzt vorgehen muss. Wie übergebe ich das an das ZVM? Buchung zurückgesetzt habe ich geklickt, trotzdem findet er bei der Buchungsvorschau keine Daten, da im Einzelnachweis der einzelnen Mitglieder als nächste Buchung 01/15 steht....

Unbekannt schrieb am 06.02.2014 17:05:

Re: Buchungen erzeugen

 

Ich habe dein Problem bei mir am PC nachgetestet. Trotz des Datums 01/15 ist eine Einzelabuchung möglich.

Ich gehe davon aus, dass im Vereinsprogramm keine Buchung mehr gefunden wird, also keine vorhanden ist. Im Zahlungsmodul wird sowieso keine angezeigt, weil diese noch nicht übergeben wurde.

Erstelle für dieses Mitglied die Abbuchung nochmal:

Mitglied markieren,

Menü "Buchungen",

->bearbeiten aktuelles Mitglied,

Icon "Einnahme"

dann alle Felder (Betrag, usw.) ausfüllen. (Wenn ein wichtiges Feld ohne Daten ist, meckert das Programm schon. Das Fenster "Buchen bearbeiten" schliessen).

Dann wieder Menuepunkt "Buchungen" ->

Untermenue "Zahlungsverkehr" ->

"Buchungsübergabe" Es kommt die Meldung (Popupfenster) Umfang wählen. Einstellungen unverändert lassen und OK

Dann kommt das Popupfenster "Zahlungsverkehr". Prüfen ob alle Felder ausgefüllt sind. und die Anzeige "1 gefundene Buchung" passt.

Vorgang starten -> Bestätigung eine Buchung wurde exportiert , ZVM startet automatisch

es öffnet der Importassisent des ZVM, mit weiter bestätigen.

und schon hast deine Buchung im Zahlungsmodul und kannst den Sepa-export machen

Hermann

 

Unbekannt schrieb am 08.02.2014 18:31:

Re: Buchungen erzeugen

Hallo,

mir gehts es leider genauso wie Brazzo. Ich habe selbst kaum Ahnung, muss es aber aus vereinsinterenen Gründen machen. Per DTA-Datei, welche ich immer auf einem USB-Stick zur Bank gebracht habe, hat ja alles immer wunderbar geklappt.

 

Dank Deiner schönen Ausführung, Hermann, hoffe ich, dass ich das nun auch über SEPA machen kann. Meine Frage dazu: Brauche ich einen Online-Banking-Zugang dafür? Ich selbst habe nämlich keinen, aber dafür die Kassenwartin meines Vereins. Mein ursprünglicher Gedanke war, dass ich ihr die Buchungen fertig mache und diese ihr auf einem USB-Stick gebe, damit sie diese lediglich nur noch ins Online-Baking einpflegt und dann die Einzüge erfolgen können. Ist das möglich? Wenn ja wie?

 

Ich würde mich sehr über Deine/Eure Hilfe freuen.

 

Viele Grüße

Tom

th.giese schrieb am 09.02.2014 08:05:

Re: Buchungen erzeugen

[QUOTE]Tom schrieb 

Dank Deiner schönen Ausführung, Hermann, hoffe ich, dass ich das nun auch über SEPA machen kann. Meine Frage dazu: Brauche ich einen Online-Banking-Zugang dafür? Ich selbst habe nämlich keinen, aber dafür die Kassenwartin meines Vereins. Mein ursprünglicher Gedanke war, dass ich ihr die Buchungen fertig mache und diese ihr auf einem USB-Stick gebe, damit sie diese lediglich nur noch ins Online-Baking einpflegt und dann die Einzüge erfolgen können. Ist das möglich? Wenn ja wie?[/QUOTE]

Hallo Tom,

Ja, um einen Onlinezugang kommt man jetzt leider nicht mehr drum rum. Sofern Du im Vorstand des Vereins tätig bist, was ich jetzt einfach mal unterstelle, sonst dürftest Du ja an diese sensieblen Mitgliederdaten nicht rankommen, sollte es eigentlich kein Problem darstellen, Dir einen Onlinezugang zu dem Vereinskonto ein zu richten.

Der von dir vorgeschlagene Weg über den USB-Stick sollte aber auch gehen. Dazu benötigst Du ebenfalls das Zahlungsverkehrsmodul. Anstelle, dass Du Dich direkt  bei der Bank einloggst, läßt Du halt einfach einen XML-Sammler erstellen. Aber genau hier könnte auch eine Falle lauern. Die Bankingsoftware, welche das erst einlesen muss, bevor der Onlinezugang genutzte wird, muss auch XML-Lastschirft-Sammler verarbeiten können. Da ist unser Verein darüber gestolpert.

Unbekannt schrieb am 09.02.2014 08:06:

Re: Buchungen erzeugen

Hallo Tom,

mit der Datenübergabe an die Bank mittels Diskette, USB-Stick oder das Senden der DTA-Datei über Mail geht bei uns gar nichts mehr.

Die Übertragung der Daten kann nur noch mit der "pain.........xls"-Datei in Onlineverfahren erfolgen.

Wir mussten also ins Online-Banking-Verfahren einsteigen.

Macht mit eurem Bankberater einen Termin aus, und erklärt ihm was ihr vorhabt. Die helfen gerne weiter.

Zum Formellen: die Bank schließt mit euch eine Vereinbarung zum Einzug im Sepaverfahren, die der 1.  oder 2. Vorstand unterschreiben muss. Darin ist festgelegt, wer auf das Konto mit welchen Berechtigungen zugreifen kann. Die Zugangsdaten und evtl. Hardware erhaltet ihr nach ca. 1 Woche von der Bank zugesandt. Bei uns im Verein kann nur ich die Beitrags- und sonstigen Abbuchungen erledigen. Rechnungen bezahlen kann nur der Kassier. Regelt auch vereinsintern die Vertretungen, denn wenn jemand mal länger ausfällt, laufen die Zahlungen und Abbuchungen trotzdem weiter.  Das setzt voraus, dass der Vertreter sich mit dem Programm und dem Onlinebanking einigermassen auskennen sollte und auch bereit ist, diese verantwortungsvolle Aufgabe noch zusätzlich zu ledigen.  Und hierzu noch Leute in der engeren oder erweiterten Vorstandschaft finden ist schwierig.

Klar kannst du  auch die Buchungen auf deinem PC fertig machen, der Kassenwartin die Datei übergeben und die sendet sie an die Bank in Onlineverfahren.

Du kannst auch selbst die Buchung direkt im Onlineverfahren an die Bank übersenden. Du brauchst nur einen einigermassen schnellen Internetzugang.

 

Hoffe das hilft dir weiter.

Hermann

Thomas war eine Minute schneller

Unbekannt schrieb am 09.02.2014 19:00:

Re: Buchungen erzeugen

Hallo Ihr Beiden,

vielen Dank für Eure schnellen Antworten.

Ich bin auf "Buchungen" -> "Zahlungsverkehr" -> "Buchungsübergabe" gegangen. Ich habe das entsprechende Fälligkeitsdatum eingegeben und nun kommt aber die Meldung, dass keine Buchungen gefunden wurden. Gehe ich richtig davon aus, dass ich zunächst Buchungen generieren muss? Wie mache ich das, sodass ich das für alle Mitglieder automatisch machen kann? Bei der DTA ging das ja voll automatisch. Leider werde ich aus der Hilfe-Funktion nicht schlauer.

@Thomas: Ja, ich gehöre mit zum geschäftsführenden Vorstand (Schriftführer). Ein Online-Banking-Zugang wäre also denkbar.

VG

Tom

Unbekannt schrieb am 09.02.2014 19:38:

Re: Buchungen erzeugen

Ja, du erzeugst deine Buchung, so wie du es beim DTA-Verfahren (Einzel- oder Sammelabbuchungen ist egal) immer gemacht hast. Nur dann bei der Übergabe ans Zahlungsmodul nicht das DTA-Verfahren wählen, sondern die Buchungsübergabe an das Zahlungsmodul, so wie oben beschrieben. Beim Erzeugen des Sepa-Sammelexportes vorher alle Buchungen markieren (entweder über das Menue oder mit der Tastenkominbination (STRG und a). Ansonsten wird dir nur eine einzige Buchung, die aktuell markierte, in die pain...xlm exportiert.

Hermann

Unbekannt schrieb am 09.02.2014 20:06:

Re: Buchungen erzeugen

Ok. Das mit den Buchungen anlegen hat geklappt. Habe Sie auch über Buchungsübergabe übergeben können.

Als ich dann auf "Zahlungsverkehr öffnen" gegangen bin und den Anweisungen dort gefolgt bin, kam die Meldung, dass die Vorlaufzeit zu kurz wäre und es ist nichts weiter passiert ... ???

VG

Tom

 

th.giese schrieb am 09.02.2014 20:30:

Re: Buchungen erzeugen

[QUOTE]Tom schriebOk. Das mit den Buchungen anlegen hat geklappt. Habe Sie auch über Buchungsübergabe übergeben können.

Als ich dann auf "Zahlungsverkehr öffnen" gegangen bin und den Anweisungen dort gefolgt bin, kam die Meldung, dass die Vorlaufzeit zu kurz wäre und es ist nichts weiter passiert ... ???[/QUOTE]

Hallo Tom,

Du hast vermutlich in den Datensätzen bei GS-Verein die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit nicht hochgesetzt. Dort musst Du mind. 5 (Bankarbeits)Tage wählen.

Entweder Du machst nun die Buchungen in GS-Verein wieder rückgängig oder Du veränderst bei den importierten Buchungen im Zahlungsverkehrsmodul. Das geht aber leider nur für jeden Datensatz einzeln. Markieren und alle auf eine Rutsch verdändern geht im Zahlungsverkehrsmodul leider (noch?) nicht. Da bin ich aber auch drüber gestolpert. Ich habe mich entschieden die Datensätze einzeln zu verändern. Es waren nur 84 Buchungen.

Du musst auf jeden Fall in GS-Verein die Datensätze so verändern, dass zukünfig die SEPA-Fristen eingehalten werden.

Unbekannt schrieb am 10.02.2014 19:01:

Re: Buchungen erzeugen

Also bei mir scheint es nun geklappt zu haben. Danke nochmal an Hermann für die Tipps und auch auf der HP von Sage gibt's seit dem Wochenende eine gute Anleitung als Video oder PDF....