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Unbekannt schrieb am 22.04.2014 10:33:

Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Kann mir jemand bitte Schritt für Schritt erklären wie ich auf einen Ruck den Jahresbeitrag der gesamten 450 Mitglieder im Januar 2015 einziehen kann?GS Verein und ZVM sind auf dem aktuellsten Stand. Ich habe jetzt über Ostern 2 Tage gebraucht um den Beitrag von 2 neuen Mitgliedern per XML Datei erstmalig einzuziehen. Dabei bin ich immer bei der Übergabe an das ZVM an der zu geringengen Vorlaufzeit gescheitert. Bis es dann mal ging. Jedoch nur 2 einzelne XML Dateien.Mein aktueller Stand ist,dass der Beitrag jährlich zum 01.01. eingezogen/automatisch als fällige Buchungen mit dem Stand offen übergeben wird. IBAN und BIC sowie Mandatsreferenznummer sind bei jedem Mitglied hinterlegt. Ebenfalls die Kontonummer sowie die Bankleitzahl. Den Mitgliedern habe ich per Brief mitgeteilt, dass der Jahresbeitrag ab 2015 am 15.01.2015 abgebucht/belastet wird. Dann jährlich immer zum 15. Januar.Wie bekomme ich das am besten hin, dass das Konto der Mitglieder genau am 15.Januar 2015 mit dem Jahresbeitrag belastet wird, und natürlich die Übergabe an das Zahlungsmodul und die Erzeugung der XML Datei ohne Fehler klappt? Bis jetzt hat es ja die fälligen Buchungen ab den 01.01. automatisch erzeugt und ich musste nur noch die DTA erstellen. Wie bekomme ich das jetzt mit der Vorlaufzeit im Programm bei allen 450 Mitgliedern hin, so das die Buchungen genau am 15. Januar 2015 bei den Mitgliedern auf deren Konto abgebucht werden.Für eine Hilfe/Erklärung wäre ich sehr sehr dankbar.Danke schon mal. Ronny

th.giese schrieb am 22.04.2014 17:46:

Re: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Ronny,

Erst einmal was Grundsätzliches: Du musst die Kommunikation mit der Bank bei Lastschriften nicht zwingend über den Zwischenschritt einer XML und ein Online-Banking Programm erledigen. Das ZVM kann auch direkt mit der Bank kommunizieren und die Daten übertragen.

Zu Deiner Frage:

Die Banken haben gewisse Spielräume gemäß der SEPA-Spezifikation was Regelungen der Vorlaufzeiten angeht. Wie das bei Eurer Bank genau geregelt ist sollte in der SEPA-Sondervereinbarung stehen, welche Du mit Deiner Bank machen musst. Bei unserer Bank ist es so, dass Erstlastschriften mind. 5 Tage Vorlaufzeit benötigen und Folgelastschriften 3 Tage. Da wir monatlich Mitglieder aufnehmen und auch monatlich Beiträge einziehen haben bei uns alle 5 Tage Vorlauf, dann gibt es keine Probleme bei Erst- und Folgelastschriften.

Wenn Du nun am 15. Januar die Konten der Mitglieder belasten willst, dann musst Du für alle zahlungspflichtigen Mitglieder bei "Zahlung am" im Reiter "Vereinsdaten" "1." eintragen und dahinter bei "Fällig nach" 14 Tagen wählen. Die Sammelllastschrift sollte dann vor dem Monatsersten eingereicht werden, also in Deinem Fall Ende Dezember 2014. Ob das nun genau eine Punktlandung mit dem 15.1.2015 wird hängt von verschiedenen Faktoren ab. Primär muss (zumindest bei unserer Bank) die Lastschrift vor 15 Uhr an einem Bankarbeitstag eingereicht sein. Alles was nach 15 Uhr eingereicht wird wird erst einen Bankarbeitstag später verarbeitet. An sonsten zählen natürlich auch immer nur Bankarbeitstage. Durch Wochenenden Freiertage kann sich da schon mal was auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, das was aber vorher auch schon so.

Wenn Du aber obige Einstellungen beachtest, sollte der Einzug so um den 15.01.2015 die Konten Eurer Mitglieder belastet werden und bei Euch gutgeschrieben werden. Bei der von Dir angegebenen Menge an Einzügen ist auch sicher, das das ZVM mehrere Datensätze zur Übertragung erstellen wird. Wie viele Datensätze genau in einer Übertragungsdatei drin sein dürfen hängt auch von Eurer Bank ab. Das ZVM macht das alles aber automatisch.

Alles in Allem solltest Du aber beachten, dass diese Auskünfte sich ausschließlich auf die zur Zeit vorliegenden aktuellen Versioen von GS-Verein (V 2.7.8.1 vom 19.3.2014) und des ZVM (Version 2014, März 2014) beziehen. Sage hat einige "Verbessungsvorschläge" vorliegen, welche angeblich in den kommenden Wartungsupdates eingepflegt werden. Auch eine für dieses Jahr angekündigte Version 2014 von GS-Verein steht noch aus.

 

Unbekannt schrieb am 23.04.2014 12:30:

Re: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Thomas,danke für Deine ausführliche Antwort. Ich hätte noch einige Fragen. Bis jetzt war es ja so, dass es die Buchungen zum 01.01. automatisch als offen angelegt hat und ich dann ca. zwischen 03.01. und 06.01. die Datei (DTA) für die Bank fertig gemacht habe.Ich denke mal wenn ich bei Zahlung den 1.drin lasse werden die 450 Buchungen wieder zum 1. als offene Buchungen angelegt. Ab welchen Tag beginnt jetzt die Vorlaufzeit zu zählen? Ab dem 01.01. oder den z. Bsp. dem 06.01. wenn ich erst dann die Buchungen in das ZVM übergebe und dort dann am 06.01. die XML Datei erstelle. Eine XML Datei muss ich erstellen, weil ich dann am nächsten Werktag die Datei online von meinem Dienstrechner an die Bank gebe. (mein Chef ist gleich Vereinsvorsitzender)Das Zahlungsverkehrsmodul meckert bei einer höheren Vorlaufzeit als 14 Tage. Bei Zahlung 1. und fällig nach 14 Tage sind das jetzt 14 Tage oder 15 Tage die das ZVM nicht akzeptieren würde?Danke für Antworten.GrußRonny

th.giese schrieb am 23.04.2014 16:50:

Re: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Ronny,

die Vorlaufzeit beginnt meines Wissens mit dem Zeitpunkt, an dem die Buchungen erstellt werden, bzw. wenn die Buchungen vor dem Stichtag 1.1. eingereicht werden mit dem 1.1. Wenn Du nun aber am 3. oder 4.1. den Buchungslauf startest, dann beginnt die Vorlaufzeit mit dem Zeitpunkt des Einreichens bei der Bank. Da bin ich mir aber nicht wirklich sicher. Die Vorlaufzeit verlängert sich rechnerisch um einen Tag, wenn die Lastschrift nach einer definierten Urzeit bei der Bank eingeht. Bei unserer Bank ist das 15 Uhr am Nachmittag, das wird bei Eurer Bank aber ähnlich sein. Näheres steht da in der SEPA-Sondervereinbarung. Nach dieser Uhrzeit, wird die Datendatei dann bahandelt, als wäre die Datei erst am folgenden Arbeitstag eingereicht worden. Das hat aber keinen Einfluss auf die eigentlich definierte Vorlaufzeit, es dauert nur einen Tag länger bis das Geld bei Euch ankommt bzw. bei den Mitgliedern belastet wird. Die 14 in GS-Verein vorgwählten Tage sollte das ZVM akzeptieren. Bei uns sind aber nur 5 Tage vorgwählt, so dass ich da keine verläßlichen Aussagen treffen kann.

Unbekannt schrieb am 23.04.2014 17:47:

Re: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Danke für die Antwort Thomas. Das würde dann bedeuten, dass das die Belastung und Gutschrift bei der Bank nur was mit der rechtzeitigen Einreichung der XML Datei zu tun hat. Bei uns sind es bei Erstlastschrift 6 Arbeitstage. Das würde dann bedeuten, dass ich die XML Datei ca. 9 Tage vor dem 15.01. vor 15.00 Uhr zur Bank geben muss damit am 15.01. beim Mitglied belastet wird und am 15.01. bei uns Gutgeschrieben wird. 3 Tag Wochenende eingerechnet. Bei meinen zwei Testbuchungen war es so, dass es genau die Vorlaufzeit die ich im GS Verein angegeben habe (1 x 02.05. und 1 x 01.05.) dann auch bei der Bank genommen hat. Das Datum steht bei uns online auf dem Auszug. Beim 01.05. steht auch 02.05. da ja 01.05. ein Feiertag ist. Na mal schauen was das dann im Januar wird. Ich hoffe nur das die Mitglieder nicht meckern wenn der Beitrag 2 Tage vor oder nach dem 15.01.15 bei ihnen belastet wird.Vielleicht hat noch jemand Infos dazu. Danke schon mal.GrußRonny

th.giese schrieb am 26.04.2014 12:56:

HRe: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Ronny,

ja Deine Annahme ist wohl so richtig. Ich kann da nun leider auch erst auf eigene Erfahrungen von 3 Einzugsvorgängen mit SEPA zurückgreifen.

Wir sind da im Grunde auch noch ein wenig am experimentieren. Mit DTA war ja so, dass spätestens am folgenden Bankarbeitstag die Lastschrift ausgeführt wurden. Daher wird zur Zeit das Geld auch erst recht spät bei uns gut geschrieben. Jetzt hat unsere Kassiererin noch ein wenig mit den Einstellungen gespielt und heraus gefunden, dass bei der Fälligkeit auch negative Zahlenwerte eingegeben werden können, was bei Testbuchungen vom ZVM auch problemlos akzeptiert wurde.

Bis Eure 450 Datensätze so weit sind, ist ja noch eine Ecke Zeit, in der sich bei der Software auch sicher noch etwas ändern wird. Daher bleibt es abzuwarten, was Wartungsupdates und die neue Version 2014 im Laufe des Jahres noch so bringen. Bei allem rumgeeiere von Sage können die aber auch nicht die Probleme der Anwender vollkommen inorieren.

Unbekannt schrieb am 01.05.2014 11:20:

Re: HRe: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Eine Frage, müssen vor der Erzeugung der XML Datei (SEPA Export)alle übergebenen Buchungen an des Zahlungsmodul markiert werden? Es hat mir bei 3 Buchungen immer nur für eine Buchung eine XML Datei erstellt. Ich musste für jede Buchung eine XML Datei erstellen. Man muss doch auch für 450 Buchungen eine XML Datei erstellen können? Danke schon mal für Antworten. Gruß Ronny

Unbekannt schrieb am 01.05.2014 12:58:

Re: HRe: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Trainer-Ro,

um mehrere gleichgeartete SEPA Lastschriften in einer XML Datei zu erzeugen, musst Du diese VOR dem SEPA-Export markieren. Bevor Du markierst lohnt es sich zunächst die Spalte [Ausführung] mittels Links-Klick (bei jedem Klick wird entweder auf- oder absteigend sortiert) zu sortieren, hier wird unterschieden in "Erstmalig" und "Laufend".

Du markierst dann die Lastschriften mit der geringeren Anzahl (z. B. "Erstmalig") mit der Leertaste, aber darauf achten auch den letzten Datensatz zu markieren, da leider die grüne Farbe eines "angesprungenen" Datensatzes sich nur wenig von der Farbe der markierten unterscheidet. Dann den SEPA-Export durchführen.

Solltest Du fälschlicher Weise zwei unterschiedliche Ausführungsarten markiert haben, so verweigert das ZVM das Erstellen der XML Datei mit einer entsprechenden Meldung.

Nach der Erstellung der ersten XML Datei solltest Du diese unbedingt erst an Dein Institut online übergeben, denn wenn Du direkt im Anschluss die nun übrig geblieben Lastschriften (in meinem Beispiel die "Laufenden") per SEPA-Export verarbeitest und Du keinen anderen Ordner angibst, dann ÜBERSCHREIBT das ZVM die zuvor generierte XML Datei OHNE einem Warnhinweis (it's a bug not a feature).

Das Markieren der übrigen Lastschriften kannst Du dann entweder wieder mit der Leertaste durchführen, oder aber einfacher mittels "STRG" + "A" oder für die Mausfetischisten über [Bearbeiten] - [Markieren] - [Alles markieren]

Gruß hunter

Unbekannt schrieb am 01.05.2014 13:13:

Re: HRe: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Danke hunter für die schnelle Antwort. Kann ich ertmalige LS und laufende LS auch in eine XML Datei exportieren? Wenn ich wie heute bei unter dem Jahr eingetretenen Mitgliedern den Beitrag einziehe, sind es ja im Januar 2015 fortlaufende LS. Die große Menge ist aber im Januar 2015 erstmalig, da ich im Januar 2014 noch per DTA eingezogen habe. Danke schon mal für eine Antwort. Gruß Ronny

Unbekannt schrieb am 01.05.2014 13:36:

Re: HRe: Sammelbuchung Beitragseinzug von 450 Mitgliedern per SEPA

Hallo Ronny,

wie bereits geschrieben müssen "Erstmalige" und "Laufende" Lastschriften GETRENNT in eine XML Datei exportiert werden....

Wenn Du in diesem Jahr (Januar 2014) noch per DTA eingezogen hast, dann wirst Du im nächsten Jahr (Januar 2015) ja ERSTMALIG mit SEPA und dem ZVM arbeiten, daher werden alle Lastschriften den Status "Erstmalig" haben.




Gruß hunter