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Unbekannt schrieb am 28.09.2014 13:44:

EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

Liebes GS Verein Forum,

Ich bin ein totaler Neuling in GS Verein. Habe kaum Vorwissen und muss  ein kompletten Verein anlegen. Bzw nach Sepa umstellung bearbeiten und neu sortieren. Ich wurde neu angestellt und weiß nicht genau wie und warum mein Vorgänger manche Sparten/Abteilungen so angelegt hat wie sie nun angelegt sind (in Freifelder)

Ich habe nun gemerkt dass es mehrere Möglichkeiten gibt ein Verein in Abteilungen/Kurse/ sonstiges zu untergliedern. Jedoch bin ich auf verschiedene Probleme gestoßen. wie beispielsweise, dass mann einer Person keine 2 Konten zuweisen Kann ( Beispiel hauptvereinskonto 1 für Vereinsbeitrag Konto 2 Abteilung Basketball )

Nun habe ich für jede Abteilung ein eigenen Verein angelegt. Dies wiederum macht es kompliziert die Datenbank zu pflegen, Da man falls jemand aus Basketball austritt, ihn im Hauptverein gegebenenfalls auch löschen muss.

Was ist die beste Lösung zur Anlage der Mitglieder bei folgenden Gegebenheiten?

Hauptverein hat bereits einen Stamm von 1000 Mitgliedern

diese untergliedert sich in

Basketball / Fussball / Kinderturnen

Gekennzeichnet wurden die Mitglieder bisher durch sogenannte Freifelder. Bsp

Freifeld 9 / Wert 3 = Basketball.

Genau verstehen tue ich das leider noch nicht mit den Freifeldern... Und warum das Freifeld 9 und nicht Basketball genannt wurde?!

Also nun zu den Abteilungen/Sparten. Ich habe also für jede Abteilung einen eigenen Verein angelegt, damit ich dementsprechend das Abteilungskonto zuweisen kann. Ob dasSinn macht weiß ich nicht?!

Unbekannt schrieb am 29.09.2014 11:02:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

Hallo Torsten,

zunächst möchte ich Dir die Taste "F1" in GS-Verein ans Herz legen. Die Hilfe ist gut und ausreichend, um "Anfängern" das Leben zu erleichtern.

- zu den Freifeldern: Hier kann ich nur vermuten, dass diese zur Berechnung der Beitragssätze (in einem vorherigen Lauf mit einer Formel) dient bevor der eigentliche Buchungslauf stattfindet. Es könnte auch für statistische Auswertungen oder aber für Filter und Selektionen Verwendung finden.
Warum das Freifeld die Zahl 3 statt Basketball enthält, nun es ist ja schneller die 3 eingegeben als Basketball und man verschreibt sich nicht so leicht, aber evtl. ist der Vorgänger hier ja gesprächig?

- die von Dir aufgeführten Konten sind vermutlich Vereinskonten und nicht separate Abbuchungskonten EINES Mitglieds. Nun die Konten kannst Du sauber in GS-Verein definieren unter: [Optionen] - [Kontenrahmen].

- dann kannst Du ganz einfach Beitragssätze definieren und zwar 97 Stück (98 und 99 sind für GS-Verein bereits definiert),. Das sollte doch locker reichen für Deine Aufgaben.

- wenn die Konten definiert wurden, kannst Du die unterschiedlichen Beitragssätze diesen Konten zuweisen. Danach kannst Du den Mitgliedern entsprechend die Beitragssätze (bis zu 10) zuweisen.

- Kindersport: Hier nutzt Du die Funktion "Beitrag altersabhängig" in den Beiträgen des Mitglieds. Definiert werden die altersabhängigen z. B. über [Optionen] [Beitragssätze] und hier Klick auf das Icon (Alter). Dort kannst Du bis zu 8 Altersstufen definieren und auch das Erlöskonto zuweisen.

Nichtmitglieder erhalten dann einen zusätzlichen festen Grundbetrag in Höhe von 5,- Euro in der Beitragsmaske (vorausgesetzt dass die Differenz in allen Altersstufen gleich ist).

- auch eine Abbildung über die Kursverwaltung währe entsprechend möglich, wenn nur zeitlich begrenzte Angebote wären.

 

Generell, bei allem was Du tust, DATENSICHERUNG!

 

Gruß hunter

Unbekannt schrieb am 06.10.2014 11:13:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

Hallo  Hunter,

Vielen Dank erstmal für deine ausführliche Nachricht.

das Mit der Datensicherung ost schon das erste Problem. Ich traue mich nciht herumzuspielen weil ich Angst habe etwas kaputt zu machen. Wie genau funktioniert das mit der Datensicherung. ? Muss ich ein ordner anlegen wo man eien Art Backupdatei speichern kann ?

Zwecks Basketball/Fussball und Kindersport.

ich hatte ja extra seperat für jede Abteilung einen neuen Verein angelegt. Die Mitglieder der Abteilungen nach freifeldern gefiltert aus der Hauptdatenbank des Hauptvereins  und dann in den jeweiligen neuen "Verein" importiert. z.b Kindersport oder Fussball. Ist das auch eine sinnvolle Möglichkeit oder macht das kein sinn.

Konten definieren:

Ich finde das nicht so einfach. Ich habe jetzt ein Kindersportkonto definiert als "Einnahmekonto" (andere Möglichkeiten Ausgabe,- und Geldkonto)unter Kontenrahmen.. Beitragssätze kann man hier glaube ich nicht definieren. Jedenfalls nicht unter dem Menüpunkt Konto bearbeiten.  habe eine Kontonummer eingegeben. ... dann eine Bankverbindung ausgewählit... hier Bank 3 da Bank 3 = Kindersportkonto.

Wie genau es jetzt weiter gehen soll weiß ich leider nicht.

 

Beiträge definieren:

Das mache ich doch unter Doppelklick auf ein Mitglied, dann Beiträge--> Beitragssätze definieren? 

DEn Mitgliedern mehrere Beitragssätze zuordnen:

werden diese dann auch auf die entsprechenden Konten zum entsprechenden Stichtag abgebucht? wenn ein Kind im Kindersport, Fußbal und im Hauptverein ist. Fußball 1.Oktober 20 aufs Fußballkonto 15.10 100 aufs Kindersportkonto 1.Januar 40 aufs Hauptvereinskonto.

 

Tut mir Leid wenn ich so nachhake. Aber ich bleibe immer an irgendeinem Punkt hängen.

Jetzt weiß ich nicht weiter.

Gruß

 

 

Torsten

Unbekannt schrieb am 06.10.2014 11:29:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

PS:

wenn ich beim Hauptverein z.B. auf ein Mitglied, dann auf beitrag gehe. dann auf Beitragssatz definieren, steht unten rechts das Erlöskonto. Das hat aber keine Auswirkung auf das Echte Elöskonto. Heisst ich habe Bank1 eingestellt und egal welches Erlöskonto ich in diesem Feld auswähle, der Betrag wandert auf die Bankverbindung 1 des hauptkontos. Wäre das anders wenn ich selbst nun ein Konto definiere. Das Konto "Kindersport" und diesem dann die Bankverbindung 3 (Konto des Kindersports) zuweise?

wird dann wirklich auch das geld Bankverbindung 3 gebucht und nicht auf Bankverbindung 1, die eigentlich eingestellt wurde für dieses Mitgied?

 

Lieber Gruß

 

Torsten

Unbekannt schrieb am 06.10.2014 12:01:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

Oha!

nun an Hand Deiner Fragen bist Du scheinbar wie die Jungfrau zum Kind gekommen. Eine Hilfe für Dich würde dieses Forum wohl sprengen, auch vermute ich, dass der Support von GS-Verein auch nicht auf alles einen Deckel setzen kann (je nachdem wen Du da erwischst), von den Kosten mal abgesehen...

Ich versuche es dennoch mal:

1. Datensicherung:

An Hand Deiner Zeilen scheint es wohl so etwas gar nicht zu geben. KARDINAL-Fehler der einem Verein die Grundlage rauben kann, wenn der worst case (und der wird kommen) mal eintritt.

"Früher" war es simpel: Da reichte die 1:1 Kopie (bei geschlossenem GS-Verein) des Hauptverzeichnisses (Standard GSVEREIN) auf einen anderen (externen) Datenträger mit verify.

Heute musst Du aber auch die ZVM Daten (MySQL) berücksichtigen. Wo diese abliegen kannst Du u. a.  aus der GSVEREIN.INI (liegt im Hauptverzeichnis GSWIN) unter dem Abschnitt [ZVK] ersehen. Hier sollte man auch das entsprechende Hauptverzeichnis sichern (dann hat man alle Mandanten, wie in Deinem Beispiel berücksichtigt). Z. B.: C:\ProgramData\Sage. Die eigentliche MySQL Installation liegt woanders ab, muss aber nicht zwingend gesichert werden, da durch Neuinstallation des ZVM dies wiederhergestellt werden kann.

ACHTUNG: Bevor man die MySQL Daten korrekt sichern kann, sollte man die MySQL Datenbank beenden. Am einfachsten geht dies wenn der zuständige Dienst "Sage DB 5.0" unter Windows beendet und nach der Kopie wieder gestartet wird.

Ich habe das für meinen "Kunden" mit dem Freeware-Tool 7Zip wie folgt gelöst:

Inhalt Batchdatei (die unter Windows 7 und höher mit administrativen rechten gestartet werden muss, weil sonst der Dienst nicht beendet/gestartet werden kann!):


@ECHO OFF

REM Umgebungsvariablen setzen
set z_dir="C:\Program Files\7-Zip"
set dasi_dir="C:\LZ"
set timestamp="%date%_%time:~-11,2%_%time:~-8,2%"


REM Dienst(e) stoppen
net stop "SageDB 5.0"
if %errorlevel% NEQ 0 goto FEHLER

REM 7zip starten
%z_dir%\7z a "%dasi_dir%\lz_backup-%timestamp%.zip" "@%dasi_dir%\7z_pfade.txt"
if %errorlevel% EQU 0 goto OK


:FEHLER
REM Dienst(e) starten
net start "SageDB 5.0
CLS
ECHO.
ECHO #################  A C H T U N G  #################
ECHO.
ECHO Bei der Datensicherung ist ein Fehler aufgetreten !
ECHO.
ECHO Bitte sicherstellen, dass GS-VEREIN und das ZVM beendet sind!
ECHO.
ECHO Dann ggf. erneut eine Datensicherung erstellen, oder den Support anrufen.
ECHO.
ECHO.
ECHO Mit einer beliebigen Taste wird dieser Sicherungslauf beendet...
PAUSE > NUL
GOTO ENDE

:OK
REM Dienst(e) starten
net start "SageDB 5.0
CLS
ECHO.
ECHO Die Datensicherung ist fehlerfrei durchlaufen worden.
ECHO.
ECHO Bitte in entsprechenden Abstaenden auch auf die externe USB-Festplatte sichern!
ECHO.
ECHO.
ECHO Mit einer beliebigen Taste wird dieser Sicherungslauf beendet...
PAUSE > NUL


:ENDE
EXIT


Der Inhalt der in der Batchdatei verwendeten Steuerdatei 7z_pfade.txt:

C:\ProgramData\Sage
C:\GSWIN


Die Batchdatei erstellt die Zipdatei mit dem Datumsstempel inkl. Uhrzeit und damit entsprechend immer wieder neue Dateien.

weiter geht es im 2. Beitrag

 

Unbekannt schrieb am 06.10.2014 12:17:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

weiter geht's:

2. Konten:

Für jede Abteilung einen weiteren "Verein" anlegen bedeutet ja auch immer doppelte und dreifache Stammdatenaktualisierung, mit den entsprechenden Fehlern die da so unterlaufen können.

In Deinem Fall vermute ich, wäre dies nicht nötig. Um mehrere Vereinskonten den Konten im GS-Verein zuzuordnen, musst Du diese ja erst einmal in den Vereinsstammdaten anlegen (da gehe ich mal von aus, dass dem so ist).

Dann musst Du die Kontenrahmen definieren unter [Optionen] - [Kontenrahmen ...] dort erstellst Du oder bearbeitest Du das entsprechende Konto und kannst dieses Deiner Vereinsbank zuordnen.

Was ich hier spannend finde ist das Ergebnis im ZVM (denn das habe ich so noch nicht getestet). Denn bei drei Konten musst Du ja entsprechend drei SEPA Dateien generieren/übertragen. Ob und wie das ZVM diese anzeigt oder überhaupt anzeigen kann...

 

3. Beitragssätze definieren/zuweisen:

Der Weg der Definierung ist korrekt von Dir aufgezeigt worden. Dort definierst Du ja u. a. auch ob der Betrag monatlich oder jährlich zu zahlen ist.

 

4. Buchungslauf:

Am Tag X machst Du den Buchungslauf. Bei Deinem Mitglied wird dann das Datum der nächsten Buchung herangeholt und es werden dann ALLE Beiträge, entsprechend der Definierung gebucht.

D. h.: Wie immer musst Du bei "unterjährigem" Eintritt für alle Beitragssätze eine manuelle Buchung anlegen und das Datum der nächsten Buchung (Buchungslauf) auf den 01. Januar des Folgejahres setzen. Oder eben je nach Modalitäten auf den März oder Juni des Folgejahres.

 

Abschließend: Du solltest Dir Hilfe bei der Umsetzung holen, evtl. gibt es ja Forenmitglieder bzw. GS-Verein Anwender in Deiner Nähe, da Du und letztlich der Verein sonst Schiffbruch erleidest. Wo ist denn der vorherige Verantwortliche hin?

 

Gruß hunter

Unbekannt schrieb am 09.10.2014 23:33:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

Vielen herzlichen Dank für die mega ausführliche Antwort.

Zu den Konten. Unter Kontenrahmen kann ich zwar KOnten definieren. Dies ist aber laut SAGE ( Ich habe dort mal den Support herangezogen) nur für die Übergabe an die Buchhaltung. Nicht jedoch um Personen verschiedene Banken zu zuweisen. Der jenige von Sage meinte bei mehreren Banken pro Person wäre die beste Lösung wirklich die Erstellung mehrerer "Vereien" entsprechend den Abteilungen die einen extra Beitrag erheben. Ich kann das aber irgendwie nicht wirklich glauben. Ist ja doch ziemlich blöd.. Falls jemand Vom Hauptverein kündigt darf man dann nicht vergessen ihn evtl aus einer der Abteilungen zu kündigen. Sonst bucht man Basketball trotzdem noch ab. Evtl treten auch noch weitere Fehler auf.

Die Datensicherung.

Mir ist nicht so ganz klar wie ich das machen soll mit der Datensicherung und vor allem mir dieser Batchdatei. Ich wusste bis gerade eben ( Google) auch nicht einmal was eine Batchdatei wirklich ist.

Ich werde morgen mal rumprobieren. Möchte aber nix kaputt machen.

 Könntest du mir das mit der Datensicherung evtl. nochmal Step by Step erklären? Nur wenns nicht zu viele Umstände macht.

Vielen herzlichen für deine Zeit !!

 

Gruß

 

Torsten

Unbekannt schrieb am 10.10.2014 08:45:

Re: EInrichtung verschiednster Kurse oder neuen Verein anlegen?

aber klar doch:

- Du sprichst nun von mehreren Bankkonten eines Mitglieds, das ist in der Tat so wie von mir beschrieben nicht abbildbar, wobei es sich mir nicht erschließt, wie es in manchen Familien mehrere Konten gibt, wo man unterschiedliche Vereinsbeiträge abbuchen soll, aber na ja

- mit einem "Kniff" sollte es jedoch gehen, in dem man eben dieses Mitglied mehrmals im selben Verein erfasst und eben dann ein anderes Konto zur Abbuchung hinterlegt

- zur Datensicherung: Hier gibt es ja unzählige Möglichkeiten dafür. Dass was ich Dir aufgezeigt habe ist ja nur eine (kostengünstige) Lösung, die ausschließlich die GS-Verein und ZVM Daten sichert. Mein "Kunde" nutzt dies immer vor einem neuen Buchungslauf, oder (immer sehr ratsam) vor einem Update.

Diese Batchsicherung geht binnen weniger Minuten und man hat dann ein besseres Gefühl bei den nächsten Schritten in GS-Verein:

- im 1. Abschnitt werden sogenannte Umgebungsvariablen gesetzt (SET Befehle), Du musst hier dein Zielverzeichnis (Ordnerstruktur muss vorhanden sein) in der Variable "dasi_dir" eingeben (in meinem Beispiel C:\LZ)

- dann wird der MySQL Dienst gestoppt und eine Fehlerbehandlung durchgeführt. Ein Fehler tritt immer dann auf, wenn Du unter W7 und höher die Batchdatei nicht mit administrativen Rechten ausführst.

- letztlich startet die Sicherung mittels dem Freewaretool 7zip, hier wird auch die Steuerdatei "7z_pfade.txt" übergeben, die den aufgezeigten Inhalt enthält, welchen Du auf Deine Gegebenheiten anpassen müsstest.  Auch hier erfolgt eine Fehlerbehandlung. Ein Fehler tritt auf, wenn eine zu sichernde Datei noch geöffnet wäre, dies tritt auf, wenn der MySQL Dienst nicht beendet werden konnte, oder aber GS-Verein und/oder das ZVM sind noch geöffnet.

- am Ende wird dann wieder der MySQL Dienst gestartet.

 

Gruß hunter