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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

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Unbekannt schrieb am 22.06.2015 19:38:

Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

Hallo zusammen,

 Ich habe ein Riesenproblem! Ich habe die Verwaltung des Fördervereins meiner Schule übernommen. Nun wurde GS Verein mit all den Daten auf einem neuen PC installiert. Buchung hat wie gewohnt funktioniert, Anzahl der Buchungen stimmte auch. Jetzt habe ich durch einige Mitglieder die Info erhalten, dass der doppelte Betrag abgebucht wurde. Dies ist wohl bei allen Mitgliedern passiert, da irgendwie alle Beitragssätze im Programm verdoppelt wurden Wenn die jetzt alle widerrufen kostet uns das ne Menge Geld.

Jetzt muss ich allen 250 Mitgliedern  die Beträge zurückbuchen. Da das manuell fast nicht machbar ist vor den Ferien, wollte ich fragen ob es eine Möglichkeit gibt, quasi eine Sammelgutschrift als SEPA Datei zu erzeugen und wenn ja wie?

Bitte rettet mich, ich bin nervlich echt am Ende ??

ich danke euch

 

ivh vh. danke euch

 

th.giese schrieb am 22.06.2015 20:59:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

Hallo,

erst einmal willkommen im Forum und dann solltest Du die Ruhe bewahren und nichts überhastig nun anstellen.

Als ersten Schritt würde ich alle Mitglieder über dieses Missgeschick informieren und eine Erstattung in Aussicht stellen und gleich auch darum bitten, von einer Rücklastschrift abzusehen, weil diese inzwischen richtig Kohle kostet, wie Du schon richtig geschrieben hast. Im Idealfall existiert von allen eine E-Mail-Anchrift. ansonsten muss der Verein halt auf die Angebote der Post zurückgreifen (Stichwort Infobrief, Infopost)

Dann kannst Du Dich ohne Druck an die Rückerstattung machen. Wenn alle den gleichen Beitrag zahlen geht das auch relativ einfach. Im Menu "Buchungen" wählst Du den Punkt "Buchungszuweisung" und danach "alle Mitglieder".

In dem nun geöffneten Fenster nur noch die entsprechenden Felder ausfüllen und das war es schon. Wichtig ist beim Buchungstyp "Ausgabe" zu wählen und bei der Zahlung im Dropdownmenue "Überweisung auswählen.

Danach werden allen Mitgliedern die entsprechenden Buchungen zugwiesen. Diese kannst Du dann genauso wie die Lastschriften per ZVM an die Bank als Sammler einreichen.

Wenn unterschiedliche Beitragssätze vorhanden sind, musst Du die einzelnen Datensätze filtern und gehst dann wie oben beschrieben vor, so oft wie halt unterschiedliche Beitragssätze vorliegen.

Unbekannt schrieb am 23.06.2015 11:20:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

Hallo pain (Name ist Programm ;-)),

wie mein Vorredner bereits mitgeteilt, sollte man im 1. Schritt sein Klientel über den Fauxpas informieren. Dann die nächsten Tage abwarten, wer dennoch zurück bucht.

Erst dann würde ich eine Sammelgutschrift in GS-Verein durchführen. Damit verhindert man weiteres Ungemach, denn wenn Du eine Gutschrift erstellst und fast zeitgleich ein Mitglied zurück bucht, dann muss man erneut einziehen...

Der aufgezeigte Weg geht aber schon komfortabler:

- zunächst unter [Optionen]-Standardeinstellungen gehen und unter "Zahlungsverkehr" den Reiter (Gutschriften) mit einem sinnvollen Buchungstext belegen. Beispiel: $VereinsName + " "+$VereinsName2 + ""+$buchungstext

- dann alle Mitglieder markieren und die deselektieren, die zwischenzeitlich eine Rückbuchung durchgeführt haben (sollte der gesamte Betrag zurück gebucht worden sein, musst Du diesen Mitgliedern einen nochmaligen Bankeinzug mit dem nun korrekten Beitrag erzeugen)

- dann über [Buchungen]-Berechnete Buchungen erzeugen-Markierte Mitglieder

In das Feld (Betrag nach folgender Formel berechnen) BEITRAG($Satz) eintragen. Hier wird der (individuelle) Beitrag des Beitragssatz 01 des jeweiligen Mitglieds, welche in den Beiträgen hinterlegt ist, als Wert genommen. Solltest Du die Beiträge ausschließlich über dieses Feld berechnen, so wäre das damit in einem Aufwasch möglich.

Dann klickst Du die Option (Ausgabe) an und im Feld (Text) schreibst Du den Buchungstext rein: Beispiel: "Gutschrift wegen doppelter Buchung"

Bei Datum steht der aktuelle Tag drin, die Fälligkeit kannst Du so stehen lassen, da diese SEPA konform dann automatisch korrekt datiert wird, so dass das ZVM nicht meckert.

- Nach dem Durchlauf über [Buchungen]-Zahlungsverkehr-Buchungsübergabe die Verarbeitung weiterführen...

Gruß hunter

Unbekannt schrieb am 23.06.2015 16:38:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

 Ich hatte wahrlich schon viele seelische Schmerzen durch GS Verein ertragen müssen ??

ich danke euch für eure schnellen Rückmeldungen. Die Mitglieder hatte ich bereits Sonntag Abend per Mail informiert. Ich habe das heute probiert und es hat alles super geklappt. Ihr seid definitiv dem Premium-Service zu bevorzugen ?? die Problematik mit der zeitlichen Überlappung ist mir bewusst, aber das musste ich in Kauf nehmen, da am Freitag letzter Schultag ist, naja und unser Klientel nicht besonders verständnisvoll ist.... Die paar bekomme ich dann geregelt 

auf jeden Fall nochmals vielen lieben Dank für die schnelle kompetente Hilfe!!!

viele Grüße 

Pain

ps: es ist sehr amüsant dass die SEPA -Datei pain heisst, ich fand das sehr treffend ??

 

Unbekannt schrieb am 10.09.2015 18:57:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

Hallo,

ich habe ein sehr ähnliches Problem, hänge mich deshalb einfach dran.

Durch einen Absturz des Zahlungsmoduls während des Online-Bankings, ist eine Reihe von Buchungen doppelt und tw. mit völlig falschen Beträgen (mal zu wenig, mal zu viel) bei der Bank angekommen. Dort warten sie bis zum Fälligkeitstermin.

Kann ich die "zurück" holen, also bei der Bank stornieren, bevor sie beim Endkunden belastet werden? Ich fürchte GS-Verein kann das nicht und ich muss den peinlichen* Gang zur Bank machen.

Es scheint zu passieren, wenn in einer SItzung sowohl Enzellastschriften als auch Sammler vorkommen. Wer hat schon Erfahrungen damit gemacht?

Gruß
Matthias Wessel

* eigentlich ja für's Programm und nicht für mich.

Unbekannt schrieb am 11.09.2015 08:22:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

Hallo Mathias,

ich ziehe die Beiträge nicht online ein, sondern erstelle dazu eine XML Datei.

Das ZVM kann ausschließlich XML Dateien mit dem Format pain.008.003.02 erstellen, eine Änderung des Formats/Dateinamen gibt das ZVM nicht her. Müsste in diesem Fall pacs.006.001.01 lauten.

Ich kann daher nur vermuten, dass auch die Online-Variante keine Option zur Verfügung stellt. Am Sinnvollsten ist es Du rufst die Bank an.

 

Gruß hunter

Unbekannt schrieb am 11.09.2015 16:24:

Re: Doppelbuchung durch Programmfehler: Sammelgutschrift erzeugen - geht das?

[QUOTE]hunter schrieb

... Am Sinnvollsten ist es Du rufst die Bank an.[/QUOTE]

Ich war persönlich da, weil ich private Kontakte habe. Sofort haben sich drei Berater meines Problems angenommen und nach drei Telefonaten mit der EDV-Abteilung bedauernd erklärt, dass sie die Lastschriften nicht mehr zurückziehen können.

( Ich frage mich gerade, warum ein SEPA-Mandat dann sieben Tage Vorlauf benötigt, aber das ist hier OT. )

Es geht um "nur" 27 Doubletten, aber der Imageschaden ist das größere Problem - und natürlich die absolut unnötige Mehrarbeit, sie alle anzuschreiben und umständlich zu erklären, was das Problem eigentlich ist.

Ich werde mir jetzt eine Probeinstallation eines anderen Mitgliederverwaltungsprogramms beschaffen und testen. Da es vom Marktführer der Buchhaltungsprogramme kommt, darf ich wohl erwarten, dass es besser mit SEPA umgehen kann. ...bleibt spannend.