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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

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Unbekannt schrieb am 16.05.2008 18:09:

Neuling - Verwendung von DTAUS

Hallo, liebe Forenmitglieder, dies ist das erste mal, dass ich überhaupt an einem Forum aktiv teilnehme, bitte also um Nachsicht, falls ich etwas falsch mache und würde mich über entsprechend freundliche Hinweise freuen.

Hier nun meine Fragen:

Ich beschäftige mich seit ein paar Tagen erst mal nur per Handbuch und rein theoretisch mit dem Programm, welches ich von meiner Bank kostenlos zur Verwaltung unseres Musikvereins bekommen habe. Es scheint mir sehr umfangreich und mächtig zu sein. Deswegen möchte ich gerne ein paar Fragen beantwortet wissen, bevor ich mich an die unermüdliche Kleinarbeit der Datenerfassung mache:

1. Ist es möglich per einmaliger Abgabe einer DTA-Diskette die monatlichen Beiträge unserer Schüler per Lastschrift dauerhaft abbuchen zu lassen, oder muss ich dafür jeden Monat eine neue DTA erstellen und diese zur Bank weiterleiten ?

2. Falls erstes möglich ist: Wie teile ich der Bank Änderungen mit  (die bei uns ständig vorkommen (An- und Abmeldungen) ? Muss ich dafür wieder die DTA-Diskette mit allen fortbleibenden und den geänderten Buchungen zur Bank geben, oder reicht es,  nur die Änderungen mittzuteilen (per neuer DTA-Diskette) ? Gefahr von doppelten Abbuchungen ?

Würde gerne bald mit dem Programm arbeiten, da das jetzige Chaos bzgl. Übersicht von Schülern und unterschiedlichen Beiträgen ohne Programm immer größer wird.

 

Freue mich über eine baldige Antwort.

KaBe

 

Unbekannt schrieb am 19.05.2008 17:27:

Re: Neuling - Verwendung von DTAUS

Hallo nochmal,

ich hoffe, dass meine Fragen nicht zu banal sind, weil sie keiner beantwortet.

Ich möchte einfach nur wissen, ob ich Ende jeden Monats selber daran denken muss, die Beiträge unserer Schüler per DTA-Online Übertragung einzuziehen, oder ob die gleiche Automatik existiert wie bei der Bank, die die Beiträge automatisch monatlich per Lastschriftverfahren einzieht. Wenn ich jeden Monat selber daran denken muss, habe ich eigentlich keinen Vorteil zum Istzustand.

Mein Problem ist im Moment, dass ich am Monatsende zwischen 11 und 15 Kontoauszüge ziehe, auf denen ich die Schülerbeiträge entweder einzeln oder z.T. als Sammelüberweisung angezeigt bekomme. Bei den Sammelüberweisungen kann ich dann nur auf Anfrage bei der Bank eine Liste bekommen, auf der ich dann auch die Namen zuordnen kann. Ist alles aber ziemlich mühselig nachzuhalten, vor allem bei An- und Abmeldungen von Schüler, welche von unserem Jugendwart koordiniert werden.

 

Ich wäre also sehr glücklich, wenn mir jemand weiterhelfen könnte. Wenn die Fragestellung noch unklar ist und nicht verstanden wurde, bitte gerne nochmal nachfragen.

 

Herzlichen Dank

Eure KaBe

Unbekannt schrieb am 21.05.2008 07:52:

Re: Neuling - Verwendung von DTAUS

Hallo,

habe zwischenzeitlich anderweitig erfahren, dass ich offenbar die DTA-Datei monatlich erzeugen und weiterleiten muss, wenn ich monatlich buchen will. Ich habe dies auch fast befürchtet.

Im Moment ist es so, dass per Lastschrifteinzug die Schülerbeträge automatisch von der Bank monatlich auf das Vereinskonto überwiesen werden, so dass ich sie dann entsprechend auf den Kontoauszügen sehe. Brauche mich also selber nicht um die Einzüge kümmern (s. mein letzter Beitrag).

Die Frage, die sich mir nun stellt - und da hoffe ich auf die Erfahrung anderer GS-Verein-User - ist, ob es verwaltungstechnisch einfacher und genauer ist, in Zukunft sowohl Verwaltung und Buchung selber vorzunehmen, heißt incl. Ende jeden Monats selber daran denken zu müssen, die DTA-Datei zu erzeugen und zu übermitteln. Oder ob es nicht besser, sprich weniger aufwendig ist, die Schüler und Mitglieder über das Programm nur zu verwalten und über die Kontrolle der Auszüge dann die Zahlungen und zugehörigen Buchungen manuell zu erfassen und als erledigt "abzuhaken". (Größenordnung des Vereins: ca. 50 jährlich abzurechnende Mitglieder, ca. 50 bis 70 monatlich abzurechnende Schüler, aber mit häüfiger wechselnden Zu- und Abgängen).

Wer hat Erfahrung damit. Würde mich über verschiedene Meinungen freuen. Vielleicht gibt`s ja auch Lösungsansätze, an die ich im Moment noch gar nicht denke.

Eure

KaBe

mbaersch schrieb am 28.05.2008 09:00:

Re: Neuling - Verwendung von DTAUS

Hallo,

monatliche Einzüge sind monatlich einzureichen, wenn Sie DTA einsetzen wollen. Daher hat sich Frage 2 schon erledigt...

Mit freundlichen Grüßen aus MG
Markus Baersch

 

tobig schrieb am 27.08.2008 00:31:

Re: Neuling - Verwendung von DTAUS

Hallo,

 

ich würde die Verwaltung selbst machen und das Geld per Bankeinzug einziehen. Dies hat mehrere Vorteile:

1. Die Buchungen werden per Mausklick erzeugt und danach als DTAUS ausgegeben. Eventuell besorgst Du Dir ein Homebank Programm, dass diese DTA-Dateien wieder einlesen kann. Oder du gibst die Datei Deiner Bank.

2. Die Mitglieder können es nicht vergessen, das Geld zu überweisen.

Nachteil beim Bankeinzug kann sein, das Kosten entstehen, wenn die Mitglieder Dir eine Änderung der Bankverbindung nicht mitteilen.

Ich hoffe Dir etwas geholfen zu haben

Tobig