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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

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Unbekannt schrieb am 01.10.2008 16:32:

Spendenbetrag importieren

Hallo,

wir versuchen gerade unseren karitativen Verein auf der Verwaltungsseite neu zu organisieren. zZ schauen wir gerade, ob sich GS Verein für unsere Zwecke eignet.

Folgende Ausgangslage: Wir haben "normale" aktive Mitglieder und passive Förderer, die uns teilweise einmalige Zuwendungen zukommen lassen. Diese "Einmalzahler/Spender" würde ich gerne mit einem speziellen Status in die Mitgliederliste aufnehmen, um sie zB mit Serienbriefen über die Vereinsaktivitäten auf dem Laufenden zu halten. In manchen Wochen kommen bis zu 100 Spenden zusammen, wenn fleißige Mitglieder Sammelaktionen veranstalten.

Problem: Ich bekomme nach solchen Spendenaktionen oft XML Dateien, in denen die Spender mit allen wichtigen Daten aufgelistet sind, welche man benötigt, um ihnen eine Zuwendungsbescheinigung auszustellen. Wie kann ich Daten in die Buchung importieren? Über die Mitgliederdaten? Einzelne Buchungen haben schon funktioniert, allerdings mußte ich dabei den Betrag manuell eingeben, da es mir nicht möglich war, bei Buchungen Daten aus der Mitgliederverwaltung zuzuweisen. Gibt es da eine Möglichkeit? Ich möchte ungern 100 Datensätze manuell bearbeiten.

Kurz: der Import der Daten bis zur fertigen Spendenquittung sollte in wenigen Schritten größtenteils automatisch ablaufen.

Schon mal Danke für alle möglichen Antworten.

mbaersch schrieb am 04.10.2008 10:51:

Re: Spendenbetrag importieren

Hallo,

ein Import von XML-Daten in den Buchungsbereich ist prinzipiell kein Problem, aber Sie erhalten dabei nicht automatisch neue Datensätze in der Mitgliederverwaltung - hier liegt also das eigentliche Problem, wenn ich es richtig sehe. Was es mit der manuellen Zuweisung des Betrags auf sich hat, habe ich ehrlich gesagt nicht ganz verstanden. 

Wenn es sich bei den zu importierenden Spenden immer um "Einmalspenden" handelt, wäre es ggf. sinnvoller, die Daten in die interne Adressverwaltung zu übernehmen, statt diese in die Mitgliederliste zu importieren. Auch hier kann die Zuweisung von Spenden erfolgen. Sollten auch Spenden von regulären (und bereits vorhandenen) Mitgliedern in diesen Dateien enthalten sein, wird die Sache noch einen Schritt komplexer und kann nicht mehr innerhalb des Programms sinnvoll abhewickelt werden. So oder so wird für einen synchronen Import in Adressverwaltung und / oder Mitgliedertabelle (ggf. unter Berücksichtigung der vorhandenen Adressen, um doppelte Datensätze zu vermeiden) und die Buchungsdatei ein externes Tool benötigt, welches individuell erstellt werden müßte.

Die Altertative ist ein Import der Buchungen ohne Erstellung einer Verknüpfung zu einem Mitglied oder einer Adresse. Für die Bescheinigung wären theoretisch auch alle erforderlichen Angaben ink. der Anschrift in der Buchungstabelle vorhanden.

Ob es ein Programm von der Stange gibt, welches die Anforderungen direkt erfüllt, kann ich leider nicht sagen. Ohne die Erstellung einer individuellen Lösung für den komfortablen Import der Spenden aus den vorhandenen XML-Dateien scheint mir aber GS-VEREIN nicht unbedingt die erste Wahl zu sein.. leider.

Mit freundlichen Grüßen aus MG
Markus Baersch

Unbekannt schrieb am 06.10.2008 11:34:

Re: Spendenbetrag importieren

Hallo Herr Baersch,

zunächst einmal Danke für Ihre schnelle und umfangreiche Antwort. Ich hätte allerdings doch noch die ein oder andere Frage:

[QUOTE]mbaersch schrieb
ein Import von XML-Daten in den Buchungsbereich ist prinzipiell kein Problem[/QUOTE]

- ich habe bei den Buchungen lediglich unter Dienste -->Archiv -->Buchungen einlesen gefunden. Dort kann ich Datenbanken mit der Endung .db öffnen. Bis jetzt habe ich noch keine Möglichkeit gefunden XML Dateien zu importieren.

[QUOTE]mbaersch schrieb
Was es mit der manuellen Zuweisung des Betrags auf sich hat, habe ich ehrlich gesagt nicht ganz verstanden.[/QUOTE]

-Da habe ich mich wohl etwas unglücklich ausgedrückt.

In den Daten die ich importieren möchte sind die Spendenbeträge hinterlegt. Wenn ich die Spender in die Mitgliederliste übernehme und anschließend daraus Buchungen erzeuge, ist bei den einzelnen Buchungen das Feld "Betrag" noch frei. Dies musste ich bei meinen ersten Versuchen manuell ausfüllen. (was bei 100 Datensätzen zu umständlich ist.) Wenn ich versuche diesem Feld Daten zuzuweisen (Funktion Daten zuweisen) dann kann ich dem Feld BETRAG leider nur einen neuen Inhalt aus der Buchungsdatenbank jedoch nicht aus der Mitgliederdatenbank, wo der importierte Spendenbetrag hinterlegt ist (z.B. in einem Freifeld) zuordnen.

Ich habe dieses Problem jetzt anders gelöst. Beim Datenimport in die Mitgliederdatenbank hinterlege ich den Spendenbetrag in dem Feld "Rechenfeld1". Die Spenden buche ich nun über den Vorgang Berechnete Buchungen erzeugen und greife dabei einfach auf $RECHEN1 zu.

Ich hoffe mein Problem ist deutlich geworden und vielleicht haben Sie ja noch eine etwas elegantere Variante für mich.

[QUOTE]mbaersch schrieb
Wenn es sich bei den zu importierenden Spenden immer um "Einmalspenden" handelt, wäre es ggf. sinnvoller, die Daten in die interne Adressverwaltung zu übernehmen, statt diese in die Mitgliederliste zu importieren. Auch hier kann die Zuweisung von Spenden erfolgen.[/QUOTE]

-"Einmalspender" in die Adressverwaltung zu importieren wäre eine Alternative, die mir mittlerweile auch ganz gut gefällt, jedoch sehe ich dabei leider wieder keine Möglichkeit, den Spendenbetrag bei einer Buchung aus der Adressverwaltung automatisch zu übernehmen, da es die Funktion Berechnete Buchungen erzeugen in der Adressverwaltung nicht gibt und ich im Buchungsbereich unter Daten zuweisen auch keinen Zugriff auf Felder der Adressverwaltung habe. Haben Sie dazu vielleicht noch einen Tip?

 

Nochmals Danke für Ihre Mühe. Das Programm gefällt mit recht gut und ich hoffe es für unsere Vereinsarbeit weiter verwenden zu können.

 

mbaersch schrieb am 08.10.2008 15:43:

Re: Spendenbetrag importieren

Hallo,

Danke für die Erklärung; jetzt weiß ich auch, wie das mit den Beträgen gemeint war. Fazit: Ohne Anpassungen im Programm oder die Erstellung eines externen Tools nutzen Sie den einzig möglichen Weg. Auch der Import in die Adressverwaltung würde nichts helfen, denn in diesem Fall können Sie die Buchungen nicht so relativ einfach erzeugen wie jetzt anhand der Beträge im Rechenfeld.

Was noch bleiben würde wäre ein Import direkt in die Buchungstabelle (mit der genannten Einschränkung, dass dann keine Verbindung zu einem Mitglied oder einer Adresse bestehen würde). Bei meiner ersten Bemerkung haben Sie mich in diesem Zusammenhang auch sicher mißverstanden: Das geht so ohne weiteres nicht, aber die Implementierung in das Programm; z. B. in nächsten Update (vurauss. Ende Q1/2009) wäre problemlos machbar, denn die benötigten Funktionen sind ja vorhanden und werden in den anderen Bereichen bereits genutzt. Die Umsetzung eines XML-Imports direkt in die Buchungen wäre also - analog zu Mitgliedern - kein Problem. Bisher ist dies aber noch nie erfolgt, da keine sinnvolle Anwendung dafür gefunden werden konnte. Und man kann damit einfach auch viel zu viel falsch machen, so dass man diese Funktion wohl erst über einen Parameter oder sonstige Umwege verfügbar machen und nicht einfach im Standardumfang anbieten sollte...

Mal zur Diskussion für die restlichen Teilnehmer: Wäre ein direkter Buchungsimport eine Erleichterung und wenn ja, anhand welcher praktischer Anwendungen (Spenden kenne ich jetzt;)).

Mit freundlichen Grüßen aus MG
Markus Baersch