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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

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Rainer Stiehl schrieb am 05.04.2009 10:52:

einige Datensätze werden mehrfach angezeigt und übergeben, Mitgliedsnummern mehrfach vergeben

Ich muss gestehen, dass wir immer noch eine alte Version 1.78 benutzen, weil sie bisher sehr zuverlässig läuft und wir einige Auswertungen auf zwei älteren WinME-Rechnern machen. Nun gibt es seit einiger Zeit das folgende Problem: wir verschicken drei- bis viermal jährlich einen Rundbrief. Die Druckerei bekommt von uns dazu die Adressdaten aus GS-Verein als Excel-Datei. Beim vorigen und beim jetzigen Versand fiel mir auf, dass einige (ca. 20 von ca. 1400) Datensätzen bei der "Selektion" mehrfach (zwei oder dreifach) untereinander erscheinen, mit jeweils identischer Mitgliedsnummer. Die "betroffenen" Mitglieder wurden ganz eindeutig nicht mehrfach angelegt; das habe ich überprüft. Sie werden bei der Übergabe an Excel auch entsprechend mehrfach übergeben. Das manuelle Aussortieren aus der Excel-Liste würde ich gerne einsparen. Wer hat eine Idee? Gruß, Rainer

Nachtrag: Sorry, war falscher Alarm. Die Mitglieder wurden nicht mehrfach angelegt, stehen aber aus irgend einem Grund mehrfach in der Datenbank, möglicherweise durch einen Fehler beim Synchronisieren der Datenbestände von einem auf den anderen Rechner. Ich werde die Duplikate jetzt löschen und hoffe, alles läuft wieder wie geschmiert. Gruß, Rainer

2. Nachtrag: Es ist doch komplizierter als ich dachte. Die Sortierung nach Mitgliedsnummern, die ich bisher nie eingeschaltet hatte, erst jetzt (um die Dubletten zu löschen), zeigt  jeweils über den "Mehrfachmitgliedern" ein anderes Mitglied mit gleicher Mitgliedsnummer. Alle diese Datensätze liegen im Bereich der Mitgliedsnummern zwischen 3540 und 3622. Insgesamt haben wir ca. 5500 vergeben (nein, so viele echte Mitglieder haben wir nicht;-) - das sind auch Adressen von Kursabsolventen, Kursinteressenten, Lieferanten, Spendern, befreundete Organisationen, Pressekontakte etc. Gruß, Rainer

3. Nachtrag: ich habe mir heute mal ältere Datensicherungen eingespielt, um herauszufinden, seit wann diese Doppel- und Dreifacheinträge vorhanden sind: tatsächlich erst seit zwei Synchronisierungen im 1. Quartal 2009. Aber: schon vorher gab es in dem Bereich der genannten Mitgliedsnummern doppelte Vergaben, vielleicht bei einem früheren Datenimport entstanden. Gruß, Rainer

Unbekannt schrieb am 05.05.2009 14:18:

Re: einige Datensätze werden mehrfach angezeigt und übergeben, Mitgliedsnummern mehrfach vergeben

Bei mir ereignete sich ein ähnlich gelagertes Problem. Diverse Datensätze sind doppelt vorhanden. Da bei uns eine manuell vergebene Mitgliedsnummer vorhanden ist, war aber ersichtlich, dass ein anderes Mitglied überschrieben wurde. Nur die Mitgliedsnummer und teilweise die Eintrittsdaten wurden vom ursprünglichen Mitglied belassen. Mit einer Rücksicherung der Daten waren die Mitgliederdaten wieder vorhanden.

Seit der Sicherung wurden nur zwei verschiedene Dinge durchgeführt:

- Buchungslauf Mitgliedsbeiträge
- Update auf die aktuelle Version

Mein Gedanke ist nun, dass hier eventuell das selbe Problem vorhanden ist. Wodurch kann es geschehen, dass Mitgliederdaten auf einmal überschrieben wurden? Kann es mit dem Update zusammenhängen?

Liebe Grüße
Maik

mbaersch schrieb am 08.05.2009 13:54:

Re: einige Datensätze werden mehrfach angezeigt und übergeben, Mitgliedsnummern mehrfach vergeben

Hallo,

 

wenn dies mit einem Update zusammenhängen sollte, dann nur verursacht durch eine vorher schon defekte Datenbank. Genrelle Probleme mit irgendeinem Update und damit einhergehenden Datenverlust bei intakter Datenbank sind mir nicht bekannt. Für mich klingt das eher nach einem Problem mit dem Zugriff auf die Daten; wahrscheinlich in Form der Indexdateien? Wie groß ist denn die Datenmenge, von der wir hier reden (Anzahl Mitglieder; Größe der MITGLD.DB / .MB)? Und: Wann haben Sie zuletzt einen Indexaufbau oder gar eine Reorganisation durchgeführt (außer durch ein Update)? Wenn das schon einige Zeit her ist: Machen Sie zuvor besser noch mal eine Sicherung...

Sollte auch nach einem fehlerfrei durchgelaufenen Indexaufbau bzw. Reorganisationslauf eine doppelte Anzeige erfolgen, sollte im nächsten Schritt mit einem geeigneten Datenbankeditor überprüft werden, ob vielleicht tatsächlich physikalische Doubletten (mit unterschiedlichen internen Nummern) existieren. Der GS-Datenbankeditor befindet sich m. W. als Setup nach wie vor auf der Software-CD, auf der auch das Setup der Vereinsverwaltung geliefert wurde (im Verzeichnis PROG/Tools o. Ä.).  - Schauen Sie doch einfach mal ohne Gefahr in eine Kopie Ihrer Originaldatei...

 

Mit freundlichen Grüßen aus MG
Markus Baersch