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Informationen, Tipps und Antworten zur Vereinsverwaltung "GS-VEREIN"

Übertragen eines Vereins von einem Rechner auf den anderen

Wenn Sie einen neuen Rechner anschaffen und Ihren Verein künftig auf dem neuen Rechner verwalten wollen, muss eine Sicherung der Daten auf den zweiten Rechner übertragen werden.

So gehen Sie vor, wenn Ihr Verein auf einen neuen Rechner "umziehen" soll...

Je nachdem, welche Mittel Ihnen dabei zur Verfügung stehen und was genau von einem PC auf den anderen uuml;bertragen werden soll, kann dies einigen Aufwand bedeuten. Damit Sie reibungslos auf dem neuen PC oder dem neuen Notebook starten können, folgen Sie am besten dieser Anleitung:

Schritt 1: Sichern Sie Ihre Daten

Welche Daten Sie genau sichern müssen, hängt ganz davon ab, ob Sie nur einen bestimmten Verein oder die komplette Installation von einem Rechner auf den anderen übertragen wollen.

Das einfachste Mittel ist es, die komplette Installation zu sichern. Bei Standardinstallation ist dies der Ordner GSWIN\VEREIN inkl. aller Unterordner. Soll hingegen nur ein einzelne Verein übertragen werden, sichern Sie nur das entsprechende Unterverzeichnis, in dem der Verein verwaltet wird. Sie ermitteln diesen Ordner z. B. über den Befehl DATEI - VEREINSDATEI AUSWÄHLEN im Hauptmenü des Vereins. Dort ist der aktuelle Vereinsordner gewählt. Dies kann der Hauptverein sein, der im Programmverzeichnis "wohnt" oder auch ein beliebiges Unterverzeichnis von GSWIN\VEREIN... oder auch ein Ordner an einem ganz anderen Ort; auf einem Netzlaufwerk; in ihren "Eigenen Dateien" oder wo auch immer. Ebenso kann dieser Ordner geöffnet werden, indem Sie DATEI - EXPLORER verwenden. Dort kann das Programmverzeichnis oder auch das aktuelle Vereinsverzeichnis im Windows-Explorer geöffnet werden.

Sollten Sie einen anderen Verein als den "Hauptverein" aus dem Programmverzeichnis sichern wollen, denken Sie auch daran, dass alle Listendefinitionen ausschließlich beim Hauptverein verwaltet werden. Aus diesem Grund ist es erforderlich, zumindest die Listendefinitionen *.REP und die Dateien mit dem Namen LISTEN.* (LISTEN.DB, LISTEN.PX etc.) zu sichern und in das Hauptverzeichnis auf dem Zielrechner zu übertragen, wenn dort die gleichen Listendefinitionen verwendet werden sollen. Anderenfalls ist der Verein zwar auf dem Zielrechner, Listen, Etiketten und definierbare Auswertungen sind aber nur in den Layouts zu erstellen, die auf dem Zielrechner vorhanden sind (z. B. durch Neuinstallation).

Der Einfachheit halber sollten Sie aus dem Programmverzeichnis bzw. dem einzelnen Vereinsverzeichnis sämtliche Daten auf einen geeigneten Datenträger kopieren, um eine Übertragung auf einen anderen Rechner vorzunehmen (anders als bei einer Datensicherung, deren Minimalumfang in der Programmhilfe beschrieben ist). Das kann eine CDROM sein, die Sie mit den Daten brennen oder auch ein mobiler Datenträger wie USB-Festplatten, ein USB-Stick... oder natürlich auch ein freigegebener Ordner im Netzwerk. Die einfachste Lösung ist natürlich eine Freigabe auf dem Quellrechner, über den Sie die Daten direkt auf den Zielrechner kopieren. Vergessen Sie nicht, auch die Ordner MSK (eigene Programmmaskendefinitionen), DTA (Archiv), ARCHIV (Belegarchivierung) und BERICHTE (gespeicherte Auswertungen) mit in die Sicherung einzuschließen.

Schritt 2: Bereiten Sie den Zielrechner vor

Der neue Rechner muss zunächst einmal mit der BDE ausgestattet werden, die zum Zugriff auf die Daten erforderlich ist, wenn diese nicht bereits installiert ist. Auch die Vereinsverwaltung selbst muss natürlich auf dem Zielrechner vorhanden sein, wenn Sie keine Komplettinstallation inkl. Programmdateien übertragen.

Sie können Sie BDE (Borland Database Engine) von der Programm-CD installieren oder auf der Website von Sage unter www.sage.de/small-business herunterladen. Installieren Sie auch GS-VEREIN neu auf dem Zielrechner, sollten Sie auf jeden Fall eine aktuelle Programmversion einsetzen, die ebenso im Web bei Sage erhältlich ist, wenn Ihr Registrierungscode nicht bereits mehrere Jahre alt ist und daher nicht mit der aktuellen Fassung verwendet werden kann. In einem solchen Fall müssen Sie auf die Installations-CD zurückgreifen, die mit dem Registrierungscode geliefert wurde.

Wenn Sie das Programm auf dem Zielrechner neu installieren und nur einen oder gezielte einzelne Vereine übertragen, vergessen Sie nicht, die neu installierte Vereinsverwaltung wenigstens einmal zu starten, damit alle Dateien vorhanden und Schlüssel angelegt sind. Dabei können Sie auch gleich testen, ob die Installation von Programm und BDE funktioniert haben. Nur bei intakter BDE wird die Verwaltung des Vereins auch auf dem neuen Rechner funktionieren.

Schritt 3: Übertragen Sie die Datensicherung

Sollte bereits irgendetwas auf dem neuen Rechner in einer bestehenden Vereinsverwaltung vorhanden sein, an dem Ihr Herz hängt, sollten Sie spätestens jetzt eine aktuelle komplette Sicherung der Daten des Zielrechners anfertigen, denn ein versehentlicher Kopiervorgang an die falsche Stelle kann u. U. nicht mehr korrigiert werden und richtet daher dauerhaften Schaden an!

Im Fall einer Komplettsicherung kopieren Sie den Ordner GSWIN\VEREIN nebst aller Unterordner einfach auf den Zielrechner. Es ist empfehlenwert, die Struktur beizubehalten, die zuvor auf dem Quellrechner existiert hat, da einige Pfade "absolut" im Programm gespeichert werden. Da Sie auch diese Einstellungen - soweit diese nicht in der Registry stehen - kopieren, ist es hilfreich, wenn die Pfadeinstellungen stimmen.

Sollte ein einzelne Verein übertragen werden, kopieren Sie die Dateien und Unterordner des Quellverzeichnisses in ein beliebiges (leeres) Zielverzeichnis auf dem neuen Rechner. Auch hier sollte das natürlich vorzugsweise der gleiche Pfad wie auf dem alten PC sein; muss es aber nicht (was einige Anpassungen in dem Einstellungen des Vereins erfordert; siehe unten).

Sollten Sie die Daten auf einer CDROM gesichert und nun auf den neuen Rechner kopiert haben, denken Sie bitte daran, den Schreibschutz zu entfernen, der in diesem Fall auf allen Dateien und Ordnern liegt. Dazu markieren Sie im Explorer den kompletten Inhalt des kopierten Ordners (GSWIN; VEREIN oder das Vereinsverzeichnis inkl. aller Unterordner) und wählen Sie DATEI EIGENSCHAFTEN im Explorer. Unter "Attribute" finden Sie den Schreibschutz. Der Haken muss entfernt werden. Fragt Windows nach "OK", ob die Aktion auch für alle Unterordner und dortige Dateien gelten soll, benatworten Sie diese Frage mit "Ja".

Schritt 4: Überflüssige Dateien entfernen und Einstellungen anpassen

Bereinigen der Dateien

Da Sie alle verfügbaren Dateien auf dem Quellrechner gesichert haben, sind nun ggf. einige Dateien dabei, die den reibungslosen Programmstart verhindern können. Suchen Sie im Programmordner und allen Vereinsverzeichnissen, die Sie kopiert haben, nach Dateien, die dem Muster P*.NET bzw. P*.LCK entsprechen. Das sind z. B. Dateien wie PARADOX.LCK, PDOXUSRS.LCK, PDOXUSRS.NET. Diese Dateien "gehören" der BDE und beinhalten keine Daten, die zu Ihrem Verein gehören. Löschen Sie diese Dateien unbedingt, bevor Sie GS-VEREIN zu starten versuchen.

Anpassen der Einstellungen

Wenn die Struktur auf dem neuen Rechner nicht mit den Pfaden auf dem alten Rechner übereinstimmt, ist eine Anpassung der Einstellungsdatei GSVEREIN.INI im Programmverzeichnis nötig. Im Fall des zuletzt geöffneten Vereins ist es zwar so, dass ein nicht existierender Pfad abgefangen wird und zum Zugriff auf den Hauptverein führt; aber spätestens bei den gespeicherten Pfaden der Detailansichten ist es einfacher, diese zu entfernen, statt im Programm jede Detailansicht manuell über den entsprechenden Menübefehl zurückzusetzen. Öffnen Sie also zunächst die Einstellungsdatei GSVEREIN.INI des Programmverzeichnisses (GSWIN\VEREIN), wenn diese vom Quellrechner stammt.

Suchen Sie nach der Datei im Progammverzeichnis und öffnen Sie diese mit einem beliebigen Texteditor (z. B. notepad.exe aus dem Windows-Zubehör). Suchen Sie nach dem Eintrag LetzteDatei=... im Abschnitt [Bearbeiten] und löschen Sie diesen entweder, wenn beim nächsten Start auf die Hauptdatei der Installation bzw. Kopie auf dem neuen Rechner zugegriffen werden soll. Einen Verein, der in ein neues Unterverzeichnis kopiert wurde, öffnen Sie einfach nach dem Start und Zugriff auf die Hauptdatei über das DATEI-Menü der Vereinsverwaltung.

Weitere Pfadangaben, die Sie entweder korrigieren oder einfach löschen sollten, um auf die Standardwerte des Programms zuzugreifen, finden Sie unter folgenden Variablen. Nochmal zur Klärung: Dies ist natürlich nur dann erforderlich, wenn Sie die Struktur der Ornder geändert haben... Sie können Sie sich jegliche Eingriffe in die EInstellungsdateien ersparen, indem Sie z. B. eine Komplettsicherung von C:\GSWIN\VEREIN auf dem einen Rechner nach C:\GSWIN\VEREIN auf den anderen Rechner übertragen!

  • Postleitzahlenverzeichnis: PPLZ=...
  • Bankleitzahlen: PBLZ=C:\GSWIN\BLZ\
  • Schnittstellendatei für Word: Uebergabedatei=...
  • Schnittstellendatei StarOffice / OpenOffice: UebergabeSO=...
  • Pfad zu Word: WinWordPfad=...
  • Pfad zu StarOffice / OpenOffice: StarOfficePfad=...
  • Pfad zu Excel: ExcelPfad=...
  • Erstellung DTA-Dateien: Pfad=... im Abschnitt [DTA]
  • Mehrere Einträge für Detailanzeigedefinitionen existieren in Abschnitten, die mit [Detailanzeige - ...] beginnen. Dort steht jeweils ein Eintrag Letzte Datei=..., den Sie für alle Fundstellen einfach löschen sollten.

Fertig? Prima. Dann wiederholen Sie die Suche bitte auch in allen kopierten Verzeichnissen, die einen eigene Verein enthalten, denn auch dort gibt es eine GSVERIEN.INI, in der zumindest die Pfade für die Detailanzeigen entfernt werden sollten... natürlich nur, wenn die Pfade nicht übereinstimmen...

Listendefinitionen übertragen

Für den Fall, dass Sie Listendefinitionen des alten Rechners in eine bestehende Installation übernehmen müssen und daher keine Komplettkopie inkl. Preogrammverzeichnis übergenben haben, müssen Sie nun die gesicherten *.REP - Dateien und die LISTEN.* auf dem Zielrechner in das Programmverzeichnis kopieren und vorhandene Dateien (die in diesem Fall hoffentlich nur die Vorgaben der Neuinstallation enthalten!) dabei überschreiben.

Wenn Sie nun "überschreiben" lesen und sich erschrecken, haben Sie sicher schon eigene Listendefinitionen auf dem neuen Rechner. In diesem Fall hilft es nur, die Definitionen einzeln über die EXPORT-Schaltfläche der Formularauswahl auf dem alten Rechner zu exportieren und auf dem neuen Rechner neue Vorlagen anzulegen, die dann auf gleichem Weg mittels Import mit den passenden Definitionen versorgt werden. Das kann bei vielen Definitionen zwar auch viel Arbeit bedeuten, eine manuelle Zusammenführung von zwei Beständen auf Datenbankebene ist aber mit mindestens genau so viel Aufwand verbunden, weil die zugehörigen Dateinamen

Sollte der beschriebene Austausch der LISTEN.* zu Fehlermeldungen beim folgenden Programmstart führen, löschen Sie LISTEN.PX und LISTEN.X??, LISTEN.Y??, damit diese Dateien (Indexdateien) neu vom Programm erzeugt werden können.

Sonderfall: Aus altem Hauptverein einen neuen Unterverein machen

Der alte Rechner wurde zur Verwaltung eines einzelnen Vereins verwendet (im Hauptverein); auf dem neuen Rechner soll ebenso nur dieser Verein verwaltet werden, aber aus Gründen der Übersichtlichkeit in einem anderen Ordner verwaltet werden. Für diesen Fall ist es das Einfachste, Sie kopieren den Inhalt des alten Hauptvereins unkl. der oen genannten Unterverzeichnisse für Masken, Berichte etc. auf den Zielrechner und löschen anschließend folgende Dateien, die zum Programm gehören und daher nicht im Vereinsverzeichnis benötigt werden:

  • GSVEREIN.EXE (und weitere *.EXE-Dateien, die ggf. aus Online-Updates stammen)
  • *.DLL
  • *.HLP
  • *.CHM
  • gsmwtemplate.mdb
  • *.REP
  • HISTORIE.TXT
  • Vorschlag.rtf
  • Support.rtf
  • SPCONST.DEF
  • UPD_HIST.TXT
  • VEREIN32.VER

Hinweis: Nicht alle dieser Dateien müssen unbedingt in Ihrem Vereinsverzeichnis (dem alten Programmverzeichnis) vorhanden sein, denn sie stammen zu, Teil aus älteren Programmversionen oder gehören zur Programmaktualisierung.

Schritt 5: Starten Sie GS-VEREIN

Wenn Sie GS-VEREIN nun starten, wird (nach der Löschung des Eintrags in der Einstellungsdatei) auf den Hauptverein der neuen oder kopierten Installation zugegriffen. Sollten Sie nur einen einzelnen Verein (nicht den Hauptverein) in ein Unterverzeichnis kopiert haben, kann dieser nun zur Kontrolle über DATEI - VEREINSDATEI AUSWÄHLEN geöffnet werden. Sollte die Programmversion auf dem Zielrechner neuer sein als die Version, mit deren Hilfe die Daten auf dem Quellrechner bearbeitet wurden, ist beim ersten Zugriff auf einen Verein eine Reorganisation kein Grund zur Besorgnis: Die Struktur wird nur an die Bedürfnisse und Funktionen der neuen Version angepasst, indem neue Felder erzeugt oder einzelne Daten umgeformt werden. Sie haben ja eine Sicherung, also kann nichts Schlimmes passieren...
 

Wichtiger Hinweis

Die folgende Anleitung basiert auf GS-VEREIN 2008. Ältere oder auch neuere Programmversionen können einen anderen Umfang haben, so dass z. B. weiter Unterordner in einem Vereinsordner liegen, die neueren Funktionen dienen. Diese sollten im Zweifelsfall in die Sicherung eingeschlossen und ebenso übertragen werden. Auch neue Dateien, die zum Umfang des Prorammverzeichnisses gehören und hier nicht genannt werden, würden in der beschriebenen "Bereinigung" eines Programmverzeichnisses zu einem separaten Vereinsverzeichnis zwar erhalten bleiben, stören aber auf der anderen Seite auch nicht die Funktion, sondern belasten "nur" unnötigerweise die Festplatte und ggf. das Datenvolumen einer Sicherung des Vereins.

Wie auch immer: Eine sorgfältige Sicherung und auch ein behutsamer Umgang beim Kopieren, Überschreiben und Löschen von Dateien sowie der Bearbeitung der Einstellungsdateien sollte Grundvoraussetzung für einen solchen Vorgang sein, damit Fehler vermieten und im Ernstfall durch eine Rücksicherung wieder korrigiert werden können. Aus diesem Grund wird hier auch darauf verzichtet, eine Übertragung der weiteren Einstellungen zu beschreiben, die in der Registry des Rechners abgelegt sind. Da es sich hierbei aber ohnehin um weniger "lebenswichtige" Parameter wie z. B. die Reihenfolge und Breite von Feldern der Mitgliedertabelle in der Anzeige handelt, die eingach auf dem Zielrechner wieder wie gewünscht eingerichtet werden können, sollte dies nur eine geringfügige Einschränkung bedeuten. Für Proböleme oder Datenverluste, die durch Anwendung dieser Anleitung entstanden sind, kann keine Haftung übernommen werden, wenngleich dieser Text mit aller Sorgfalt erstellt wurde.